一、 檔案管理信息化認識

　　（一）檔案信息標準化

　　檔案信息標準化是檔案實體管理實現信息管理過程中不可或缺的業務規范以及相關技術標準。從實踐來看，該標準、規范應當由檔案管理部門進行制定、統一施行。對于檔案信息標準化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網絡和檔案信息管理軟件等五個方面的標準化內容。

　　（二）電子檔案特性

　　信息化檔案管理工作中，可以促使檔案信息檢索查詢、實施利用等更加的方便與快捷，對于實現檔案信息及相關資源的有效共享具有非常重要的作用。就檔案信息數字化而言，其主要包括以下幾個方面的內容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文等數字化，同時還包括檔案實體圖片化，在此過程中，檔案全文數字化是整個檔案管理工作數字化的關鍵所在。

　　（三）檔案信息網絡化

　　通過局域網、互聯網等技術的運用，將經過數字化處理的檔案資源信息進行網絡化，建立科學、合理、高效率的檔案信息網站，通過檔案信息網站的建立，方便公眾進行檔案信息查詢，并且實現相關資源信息的共享。改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實現檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會化利用的便捷性。檔案信息網絡化的實現，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務質量和效率得以提高

　　二、檔案管理信息化發展策略

　　（一）轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

　　目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質提高了，檔案管理信息化建設才能獲得保障。

　　（二）制定信息化發展目標，并嚴格執行

　　實際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標和近期目標，并使之有機結合，目標的確定和部署，必須堅持一定的原則，即科學性、實用性、適用性。在制定長期目標時，應以戰略性的高度，縱觀全局，不忽視細節，運用科學合理的方法，對全局進行深入的了解和細致的分析，使目標的質量獲得保證，全局統一為一個有機的整體，不局限與當前，而是以長遠的觀點，考慮到信息化建設將來發展的需要，留下兼容、再擴充的富余空間，避免資源的浪費。在制定近期目標時，其側重點在于目標的實用性和可行性。在信息化建設的初級階段，即進行基礎業務的建設時，需要對現有檔案資料進行整理，工作必須認真仔細，不允許出現錯誤和遺漏，對于檔案資料而言，其正確性是至關重要的，因此在整理檔案資料時必須確保其正確無誤，并嚴格遵守標準化的要求。在對檔案館藏進行整理時，優先對重要檔案進行數字化處理，對于沒有價值的資料應該根據要求銷毀，避免重復勞動，浪費時間和資源，這也是實施信息化的客觀要求。

　　（三）信息化建設過程中的系統軟件與硬件設備統一管理

　　配備統一、專業的軟硬件設備各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統一，造成了很多數據不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統一的、專業的數字化設備和專業的統一的檔案管理系統，利用這些設備可實現字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號，統一規格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現提供保障。

　　（四）檔案信息規范管理機制

　　進一步規范管理機制，統一管理標準在各大檔案管理機構中，各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關系，其在錄入計算機網絡管理系統以后就會成為數據庫與數據庫之間、數據字段與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網絡化的依據，其關系到整個檔案信息數據庫的完整性與安全性，因此，規范的管理機制和統一的管理標準就成為必不可少的要求。這樣檔案信息化管理為利用服務提供了方便。否則，如果各單位檔案部門沒有規范的制度，不按統一的標準去處理，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也難以實現。

　　（五）檔案信息化標準制定

　　確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數據庫信息，是數據檔案信息化建設的根本目標，而這一目標的實現，則依賴于規范化和標準化的實施。進行檔案管理時，檔案內容、編號以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標準化的要求，對于不同的項目，也應該實施標準化。此外，還要防止傳統檔案信息資源的重復開發和應用，有效避免資金和資源的浪費，實現檔案信息化資源的合理共享。

　　三、結語

　　總之，相比傳統的檔案管理而言，信息化檔案管理可促進檔案信息資源的有效開發與應用，為社會提供更多的資源和服務。在工作中，必須重視信息化的建設，推動和促進檔案管理信息化建設的健康發展。